如何加强企业存货的内控制度建设

内部控制已经成为现代企业的一种管理手段,贯穿于企业管理活动的决策、执行和监督全过程,覆盖企业及其所属单位的各项业务和事项,合理保证单位经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进单位实现发展战略方面起着不可替代的作用。存货是资产的重要组成部分,是企业在日常活动中持有以备出售的产品或商品、处在生产过程中的在产品和在生产过程或提供劳务过程中供耗用的材料和物料等,主要包括库存商品、产成品、半成品、在产品、原材料、燃料、委托加工材料、包装物、低值易耗品等。由于存货属于流动资产,在流动资产中所占比重最大、品种多、受市场因素和生产经营计划影响较大,而且流动性强,经常处于不断销售、耗用、购买和重置中。它是生产经营过程中不可缺少的资产,也是保证生产经营活动顺利进行的必要条件。它在正常销售情况下能转变成货币资产和其他资产,给企业带来利润,但如长期积压将降低其价值,给企业带来损失。所以加强存货的内部控制建设显得特别重要,它是科学高效管理存货的重要手段。实践证明,加强存货控制和管理,会使濒临绝境的企业有起死回生的可能,反之,则会使充满活力的企业逐步陷入困境。为了保证存货在生产经营活动中的正常需要,降低其相关成本,就必须加强存货内部控制制度的建设,才能对存货实施有效的控制,应着重做好以下几个方面的工作: 

第一、 加强完善有关存货的内部控制建设 

首先,制订企业存货的内部控制制度,应遵循内部控制制度的设计原则,即全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益原则。其次,制订企业存货的内部控制制度,应符合企业发展的战略目标和经营目标。再次,制订企业存货的内部控制制度,应考虑内部控制制度的构成五要素,即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。内部环境是实施内部控制的基础,它包括单位的治理结构、内部机构设置及权责分配、内部审计机制、人力资源政策、单位文化。为塑造良好的内部环境董事会和单位负责人起着关键作用。风险评估是实施内部控制的重要环节,目的是合理确定风险应对策略,它包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。如:存货采购时就要正确评估市场风险和内部生产等风险,以免造成存货较大的减值。控制活动是单位管理层风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内,是实施内部控制的具体措施,是内控的重点。如:存货的财产保护控制措施,它要求财产记录与实物相符,定期盘点核对账实,严禁无关人员接触存货。信息与沟通是实施内部控制的重要条件,是单位及时、准确收集、传递与内部控制相关的信息,确保与外部之间进行了有效沟通。内部监督是单位对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,对于发现的内部控制缺陷,及时加以改进,是实施内部控制的重要保证。 

所以,存货内控制度的建设应根据企业具体的战略经营目标和企业的实际情况来设计存货内控制度,并考虑相关的法律、法规和各项规章制度以及内控制度构成五要素可能带来的影响,制定一整套贯穿于企业生产经营各层面、各环节的存货内部控制制度体系。 

第二、 加强对存货业务实物流的控制 

企业存货的内控制度建设重点在实际业务流程各环节的控制是否到位,为了加强控制,针对存货具有实物流和价值流的特殊性,分别对其进行控制。存货的实物流环节主要包括:存货预算、岗位分工控制、存货的采购、验收与入库、仓储与保管、领用与处置等环节。 

1、实行存货预算管理,加强存货计划控制。预算必须报最高管理层审核批准后实施,任何人未经授权不得擅自批准。具体要求是: 

(1)存货品种的预算控制。采购预算部门应根据客户的销售订单、生产对存货需求的预测和仓库储备等情况,分析和制定存货的品种和规格。 

(2)存货数量结构的预算控制。企业应根据生产经营活动的状况,用最经济的方法来确定不同存货储备量的高低。影响的因素主要有:生产经营用料的数量、供产量保证的均衡程度、存货本身特点、运输条件和存储能力,来决定存货的数量和结构。一般,货源充足,供货均匀,生产一直处于比较稳定的状态,那么储备定额就可以低些;存货本身贵重的、不易储存的、体积较大的存货,储备额就应相对低些;供需双方距离越近,交通越方便,运货限额越低,储备定额就可以越低;被储存存货的不同品种,根据其相关性判断在出现短缺的情况下,是否可相互替代。若不能则应考虑该种存货的充足储备量问题,以免造成停产。 

(3)存货采购批量的预算控制。正确确定好经济订货批量和存货资金的占用额,通常采用公式来计算经济批量和各种存货平均日周转额、周转天数,使订货费用与存储费用两者之和为最低,存货资金占用最少。 

(4)存货投入量的预算控制。投入量应考虑企业生产经营的情况、生产过程中的用料控制标准、存货保管的要求,可以采用分批、限量或一次性投入的方法。 

2、建立存货业务的岗位责任制,确保存货业务的不相容岗位相互分离的控制制度。主要包括:存货的请购与审批、审批与执行;存货的采购、验收与付款;存货处置的申请与审批、审批与执行;存货的保管与相关会计记录,以及不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。实行存货业务授权批准控制制度,制度中明确规定审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施,规定审批人的权限和责任,不得越权审批;明确规定经办人员的职责范围和工作要求,对于审批人超越权限的业务,经办人有权拒绝办理,并向上级报告;并严禁未经授权的机构人员办理存货业务。 

3、加强存货取得、验收与入库环节的控制。企业应对采购方式的确定、供货单位的选择、验收及入库的程序等做出明确规定,确保采购与验收入库过程公开、公正、公平。 

(1)建立采购申请制度。明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序,一般由采购部门负责,报管理层审批批准,凭请购单进行采购。 

(2)加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算外采购项目,由具有请购权的部门在对需求部门提出的申请进行审核后办理请购手续。 

(3)存货采购的控制。首先确定采购方式,企业根据物品或劳务的性质以及供应情况等确定是采用定单采购还是合同订货或直接采购。然后选择供货单位,采取由相关部门共同对各供货单位的信誉和财务状况、供货条件、商品的价格和质量、运输能力及售后服务等进行比较,按规定的授权批准程序来确定供货单位,采取相应的采购方式进行采购。 

(4)存货验收的控制。建立健全验收制度,仓库保管员应根据制度按合同或订货单的要求验收所购物品的品种、规格、数量、质量等相关内容,尤其是货物的质量是否达标。严格验收并出具验收单据或验收报告。实行验收与入库责任追究制度,验收过程发现不符合要求的,及时报告有关部门和领导,查明原因,及时进行相应处理。对于接受投资者投入或抵顶债务等原因入库的存货应有有关部门和人员的审核批准,其实有价值与质量状况应经过评估或符合双方协议。验收过程符合要求的予以入库,填制多联入库单据。 

4、加强存货仓储与保管环节的控制。主要内容包括: 

(1)根据销售、生产、采购和资金筹措等计划,在存货数量结构的预算控制范围内制定仓储计划,合理确定存货的库存数量和结构。 

(2)加强存货日常管理,严格专人保管,建立仓储责任追究制度,以确保存货的安全与完整。 

仓库保管人员必须严格按照仓储规章制度进行作业,建立完整的台账和详细的实物卡片,对存货进出业务进行详细的记录,对存货的安全与完整负责。在日常管理中,仓库保管员对仓储存货负有科学管理的责任,一要在满足生产经营需要的同时协调好物品的数量,为节约成本保持最低的必需限度。二要对库存商品日结存量进行动态分析,以确保储备量的安全,发现短缺品种应及时汇报以便采购补充。三要追求仓储效益的最大化,充分利用仓库空间达到最大的存储量以降低成本。四要定期清仓,对呆滞和不合格品进行及时处理。 

(3)建立存货按ABC分类的管理制度。企业对存货以其重要性、价值大小、耗用量多少和订购难易程度等将库存存货划分为ABC类分别进行管理;尤其对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要存货采取特殊控制措施。 

(4)建立健全存货盘点制度。企业要定期或不定期的安排专人对各类存货进行实地清查和盘点,以确保资产账实相符,如发现盘盈、盘亏的,应查明原因,分清责任,编制盘点报告,报有关部门及时处理。 

5、加强存货的领用、发出与处置环节的控制。主要内容包括: 

(1)建立健全存货领用、发出与处置的审批制度。企业应由生产计划部门制定材料消耗定额,根据生产需要填制材料领用单报主管生产领导审批。销售产品发出存货应由销售部门根据销售合同填写发货申请单报主管领导审签。对外捐赠存货、对外投资投出存货,应当履行审批手续,签订相应的协议或合同。 

(2)加强存货领用、发出的内部控制。仓库保管员要严把存货出库环节,认真审核领料单和发货单,以保证存货领用、发出无误,手续齐全。存货出库时,仓库保管员和领料人双方要仔细检查数量和质量,准确无误后签字或盖章。材料发出后,保管人员要按计划价格标明金额登记材料卡片,交材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。 

(3)存货领用、发出内部稽核的控制。存货稽核员为保证存货安全、记录准确,做到账实相符,应审核领料单或发出单,核对收发凭证和存货台账,检查收发记录和结存余额。存货稽核员应检查存货盘点表,核对各部门的数据是否相符,及时查找原因进行处理。 

(4)建立存货处置环节的控制制度,明确存货处置的范围、标准、程序、审批权限和责任。 

6、加强存货领用与发出的退回环节控制。无论是材料退回还是产品退回,先应填写退货申请单报生产质检部门检查退回原因,报主管领导审批,再交仓库保管员及时入库,填制退货单,财务部门进行相关的账务处理。 

第三、 加强对存货业务价值流的控制 

存货的价值流环节主要包括:存货的采购付款、存货领用的核算、存货的成本会计控制和存货的销售收款等环节。 

1、严格存货采购付款的内部控制。财务部门在接到已审批的付款通知单时,要严格核对采购发票、验收单、入库单和采购合同等原始资料,检查其真实性、完整性、合法性和一致性,对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务,做到货款支付正确、合法、合规。同时,建立预付账款和定金的授权审批制度。加强应付账款和应付票据的管理,已到期的应付款项经批准后办理结算与支付。建立退货管理制度,发生采购退货的,及时收回货款。 

2、加强存货领用核算的内部控制。为了保证存货领用业务记录真实、无误。要求仓库保管员及时登记存货台账;财会部门根据材料记账员的发料汇总表按品种汇总分配,汇总领料单,分摊材料成本差异,正确计算材料成本。 

3、建立存货成本会计控制制度。财会部门根据本企业存货的特点从采购―生产―销售全过程实施成本控制。制定计划、定额或标准成本,对各领料单位实行有效控制,财会部门通过成本核算查找实际与计划成本的差异,及时分析原因,制定降低成本的措施和方法,以达到成本控制的目的。 

4、存货销售收款内部控制。企业采购并生产存货,目的是为了销售,获取利润最大化,所以要严格存货的销售收款控制:①销售收入及时入账,不得账外设账,不得擅自坐支现金。销售与收款职能应当分开,销售人员应当避免接触现金。②加强应收账款的管理。建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度;按客户设置应收账款台账;及时足额收回款项,对于可能成为坏账的应收账款应当报告有关决策机构,以确定是否确认为坏账。发生的坏账应查明原因,明确责任;对已注销的坏账进行备查登记,做到账销案存。收回已注销的坏账应及时入账;定期与客户核对往来款项,如有不符,应查明原因及时处理。③加强对应收票据的管理,其取得和贴现必须由保管票据以外的主管人员书面批准。 

第四、充分利用先进技术,加强对存货内部控制的监督检查 

为了使存货内控制度能有效运行,企业应当建立并健全对存货业务的监督检查制度。由专人定期或不定期地检查存货业务的岗位和人员的设置、授权批准制度、收发和保管制度、处置制度等的执行情况。 

企业应积极采用先进的科学技术,利用企业资源计划系统(ERP),对企业的资金、货物、人员和信息等进行全方位高效集中的自动化管理,提高工作效率,增强快速反应能力,最大限度地堵塞漏洞,降低库存。企业利用信息化系统增加了企业生产、销售等各环节对市场变化反应灵敏的特点,使存货最优化,减少库存,节约成本,实现了存货信息化管理。 

总之,良好的存货内部控制制度,能科学、高效地管理好存货,并对企业资金顺利流动有着积极影响,从而实现企业真正降低综合成本,提高产品的市场竞争力,有效地确保企业持续、稳定、健康地发展。